Deutschland, Land der Prototypen

Dieser Post basiert auf einem Talk, den ich im Mai 2025 bei der re:publica in Berlin gegeben habe. Die Originalaufnahme des Talks findet ihr hier.

Berlin kann Kultur. Berlin kann Startups. Berlin kann re:publica. Aber warum kommt diese Stadt nicht aus dem Knick, wenn es darum geht, die Verwaltung zu digitalisieren? Woran liegt das - und wie schaffen wir den Sprung von den veralteten Strukturen in die digitale Gegenwart?

Ich leite den Bereich Smart City und Verwaltungsinnovation beim CityLab Berlin und will heute über Prototypen in Deutschland sprechen. Genauer: Warum wir nicht aus dieser Prototypenphase rauskommen. Ein Kollege hat mich vorhin gefragt: „Erklärst du uns jetzt endlich, warum der Transrapid in Japan fährt und nicht in Deutschland?" Bei der Verwaltungsdigitalisierung geht es natürlich nicht um ein riesiges Streckennetz – sondern nur um die Bürgerämter und Dienstleistungen hier in Berlin. Aber ein paar Parallelen gibt es schon.

Prototypen mit echtem Impact

Das CityLab ist Berlins öffentliches Innovationslabor. Uns gibt es seit sechs Jahren, betrieben von der Technologiestiftung Berlin und gefördert von der Senatskanzlei. Unser Claim: Wir entwickeln Prototypen mit echtem Impact für Berlin. Das ist wirklich eine unserer Leitschnüre – und ja, deswegen sind wir Teil dieses Landes der Prototypen.

Ein Beispiel: Gieß den Kiez. Eine App, in der man alle Berliner Straßen- und Stadtbäume sieht – wie alt sie sind, wie viel Wasser sie brauchen. Das soll BürgerInnen dazu bewegen, Bäume zu gießen und das in der App zu markieren. Seit fünf Jahren läuft das, mit Community, Slack-Kanal, allem drum und dran.

Wir unterstützen vor allem die öffentliche Verwaltung bei der Entwicklung digitaler Prozesse und Produkte. Dabei ist uns wichtig, dass der Nutzen für BürgerInnen im Fokus steht. Wir testen immer wieder, ob unsere Prototypen die NutzerInnen wirklich in Betracht ziehen. Wir haben dafür eine Methodensammlung zusammengestellt – das Handbuch Öffentliches Gestalten – und versuchen, dieses prototypische Arbeiten in die Breite zu tragen und die Verwaltung dazu zu animieren.

Wenn Prototypen hängen bleiben

Aber wir haben natürlich auch das Problem, dass unsere Prototypen immer wieder hängen bleiben. Ohne einen Plan zur Verstetigung oder zur Umsetzung bleibt ein Prototyp eben ein Prototyp. Manchmal scheitern sie, manchmal können sie nicht weiter betrieben werden. Und dann entfalten sie wenig Wirkung.

Das Schöne am prototypischen Arbeiten ist ja, dass man etwas im Kleinen ausprobiert und dann skaliert. In der Berliner Verwaltung geht das schleppend. Wer dort arbeitet, wartet zum größten Teil immer noch auf die E-Akte. Als BürgerIn kann man sich inzwischen online anmelden und sein Kfz online registrieren – aber nur, wenn das Auto nach 2018 zugelassen wurde. Es gibt gute Ansätze, aber es geht langsam.

Über drei Milliarden Euro sind ins Online-Zugangsgesetz geflossen. Das Versprechen: bis 2022 alle Bürgerdienstleistungen online. Eingetreten ist das nicht.

Wirkungsmessung gehört dazu

Wir brauchen Prototypen – aber wir müssen auch messen, ob sie wirken. Gerade testen wir im Bürgeramt in Friedrichshain-Kreuzberg eine digitale Checkliste: 20 Prozent der Termine werden abgebrochen, weil Leute die nötigen Dokumente nicht dabei haben. Man gibt ein paar Daten ein – verheiratet, wohnhaft in Berlin – und bekommt eine Checkliste mit den Dokumenten, die man mitbringen muss. Einfach, aber wirksam.

Uns ist dabei wichtig, dass Wirkungsmessung ein fester Bestandteil der Entwicklung ist. Oft werden Sachen entwickelt, und dann schaut niemand systematisch, ob es funktioniert. Wir verteilen Fragebögen, in sieben Sprachen, damit es zugänglich ist für alle Menschen in Berlin, und werten aus, ob der Prototyp den Leuten wirklich geholfen hat.

Und wenn es nicht funktioniert? Das Projekt Stadtpuls war ein Herzensprojekt für viele Leute in unserem Team: eine Plattform, auf der man über eine API-Schnittstelle Sensordaten hochladen konnte, die man live verfolgen und runterladen konnte. Das fanden wir super. Wir haben es unter anderem auf der Republika präsentiert und gutes Feedback bekommen. Aber nach sechs Monaten war klar: It didn't fly. Nicht genug Leute haben Daten hochgeladen, dementsprechend auch nicht genug Daten runtergeladen. Also haben wir Stadtpuls beendet.

Das muss bei Prototypen möglich sein. Es funktioniert aber nur, wenn man hinschaut: Entfaltet etwas die Wirkung, die man entfalten will – oder eben nicht?

79 Konzepte und keiner kennt das ganze Bild

In der Arbeit mit der Verwaltung merken wir immer wieder: Viele Mitarbeitende wissen gar nicht, welche Regeln und Vorschriften für die Verwaltungsdigitalisierung gelten. Die Senatskanzlei macht gerade eine Workshop-Reihe, in der verschiedene Hemmnisse angeschaut werden: Warum kommen Sachen nicht in die Breite? Warum ist es so schwierig, digitale Produkte in der Verwaltung einzuführen?

Es gibt eine Liste von bis zu 79 Konzepten, die man einreichen muss, wenn man ein Digitalprodukt einführt. Datenschutzkonzept, Sicherheitskonzept – das hat alles seine Berechtigung. Aber die Leute wissen nicht, was sie tun müssen und wen sie einbinden sollen. Es gibt Schritte zur Beteiligung über den Hauptpersonalrat, damit ausführende Organisationen einbezogen werden. Aber das wird über ziemlich starre Vorschriften geregelt.

Das erste Problem: fehlende Transparenz. Und wenn wir einmal wissen, was die Regeln sind, müssen wir sie vereinfachen. Muss man so ein Konzept jedes Mal neu erstellen? Oder kann man auf eine Datenbank zugreifen, die andere schon ausgefüllt haben? Vielleicht reicht es, ein paar Fragen zu beantworten, und eine KI stellt das Konzept zusammen. Ansätze gibt es – aber es muss wirklich einfacher werden. Was wir gerne versuchen würden, wäre ein Online-Tool, das die Leute nach ihrer Situation fragt: Was willst du digitalisieren? Und dann passend zu den Antworten eine Liste erstellt mit den Dingen, die sie wirklich brauchen – und ihnen hilft, das umzusetzen.

Das gilt auch für die Vergabevorschriften. Wenn ihr ein Programm auf eurem Handy wollt, geht ihr in den App Store. In der Verwaltung muss man ausschreiben. Und das Problem ist, dass Vergabestellen oft die Anforderungen von Digitalprodukten nicht kennen – und Fachstellen nicht wissen, wie man ordentlich ausschreibt. Was wir dabei eigentlich immer versuchen, ist, von der Nutzerperspektive auszugehen: Wo sind die Hindernisse, und wie können wir gemeinsam einen Weg finden, sie zu überwinden? Das ist kleinteilig, aber nützlich – weil die Menschen in der Verwaltung am Ende diejenigen sind, die die Digitalisierung auch umsetzen müssen.

Fachexpertise braucht Digitalexpertise

Weil die Vorgaben kompliziert sind, brauchen Menschen aus den Fachabteilungen Digitalexpertise an die Hand. Und umgekehrt: DigitalexpertInnen brauchen fachliches Wissen. Wer sich mit Digitalisierung auskennt, kann beurteilen, ob ein Umfragetool technisch gut ist und die Datenschutzbestimmungen einhält. Aber nicht unbedingt, ob es für eine Umfrage in sozial schwachen Ballungsräumen auch wirklich taugt. Das kann eher die Person aus der Fachabteilung. Die wiederum weiß, wie man sich um Bäume kümmert, wenn sie bei der Umweltverwaltung arbeitet, oder wie man sich um Menschen mit Einschränkungen kümmert, wenn sie bei der Gleichstellungsbeauftragten arbeitet – aber nicht, wie man ein Digitalprodukt einführt.

Hamburg hat das gut gelöst: Dort gibt es Digitallotsen aus dem Amt für Digitalisierung, die direkt in die Fachabteilungen gehen. Dazu ein zentrales Budget für Digitalisierung – das Geld kommt von der Senatskanzlei, aber die schicken nicht nur Budget, sondern auch Leute mit rein, die sich auskennen. Und den IT-Dienstleister Dataport haben sie von Grund auf neu aufgebaut. Das zeigt: Es geht – wenn man die Strukturen ändert.

Wir versuchen das beim CityLab natürlich auch, mit unserer beschränkten Kapazität. Wir nehmen Menschen aus der Verwaltung an die Hand und schauen gemeinsam: Ist dieses Produkt wirklich das, was du brauchst? In unserem GovTech Test Lab testen wir inzwischen auch einzelne Lösungen für die Verwaltung, damit sie eine bessere Entscheidung treffen kann.

Dabei hilft uns, dass wir mit Prototypen arbeiten – auch gegenüber Leitungsebenen. Wenn wir jemandem erklären, wir wollen eine Online-Plattform oder eine Datenbank, um Daten zugänglicher zu machen, ist das abstrakt und schwer zu greifen. Wenn wir aber zeigen: So sieht das aus, vielleicht sogar als klickbarer Prototyp – dann baut das Barrieren ab. Am Anfang haben wir ein paar Sachen auch guerillamäßig gemacht, weil man uns in Berlin noch nicht kannte. Einfach mal umgesetzt, und dabei ein paar Leute vor den Kopf gestoßen. Inzwischen gehen wir direkt auf die Leitungen zu und fragen: Hast du deine Referatsleitung abgeholt? Deine StaatssekretärInnen? Das funktioniert deutlich besser.

Digitalisierung ist kein Projekt

Digitalisierung ist ein Marathon – hohle Phrase, aber leider wahr. In Berlin haben wir ein Projektmanagement-Handbuch für Digitalisierung. Das ist, wenn man drüber nachdenkt, schon Teil des Problems. Ein Projekt geht irgendwann zu Ende. Und dann? Das Produkt ist digitalisiert, man kann sich zurücklehnen?

Das stimmt natürlich nicht. Wer hat letzte Woche ein Update auf sein Handy geladen? Man muss sich regelmäßig kümmern. Für Gieß den Kiez machen wir einmal im Jahr einen Maintenance-Sprint. Das ist nicht mehr so teuer wie die Neuentwicklung, aber es ist ein Schritt, den man einplanen muss – in Haushalten, in Stellenbeschreibungen, in Budgets.

Man hört manchmal den Einwand: In der Privatwirtschaft würde niemand einen Prototyp bauen, ohne zu wissen, ob er umgesetzt wird. Dem würde ich widersprechen. Viele Dinge fangen als Prototyp an und werden skaliert, wenn sie funktionieren. Spotify hat mit einem Prototypen angefangen, langsam Nutzende geholt, und die haben ewig gebraucht, bis sie profitabel waren – aber sie haben immer wieder Investment reinbekommen. Das kann man in der Verwaltung so nicht machen. Aber wenn man es nicht prototypisch angeht, passiert meistens Folgendes: Es wird ein bis zwei Jahre wasserfallartig geplant, ein ganzer Plan wird gemacht, dann wird umgesetzt – und erst dann merkt man, dass es gar nicht nützlich ist. Mit Prototypen kann man schneller ausprobieren, ob etwas funktioniert oder nicht.

Die unangenehme Wahrheit: Das braucht Ausdauer und Geld. Digitalprodukte dürfen nicht als Add-on zu einer Regelaufgabe gesehen werden. Die Maintenance eines Produkts, das eine Aufgabe der Verwaltung unterstützt, muss auch finanziell abgebildet werden. Es müssen Stellen geschaffen werden, damit Menschen sich längerfristig darum kümmern können.

Infrastruktur aus den 90ern

Wir brauchen eine digitale Infrastruktur, die auf Open Source setzt – damit wir uns nicht die ganze Zeit an einzelne Anbieter wie Microsoft binden. Und wir brauchen Standardisierung, damit wir über Verwaltungsgrenzen hinweg miteinander arbeiten können.

Berlin hat zwölf Bezirke mit teilweise eigenen IT-Schnittstellen und eigener Infrastruktur. Das ist nicht skalierbar. Und der Föderalismus steht der Digitalisierung an vielen Stellen im Weg, weil Bundesländer ihr eigenes Süppchen kochen – und dann die Kommunen nochmal ihr eigenes.

Die Infrastruktur, die es heute in der Verwaltung gibt, stammt oft aus den 90ern oder 2000ern. GovTech-Anbieter und Startups bieten ihre Lösungen längst in der Cloud an – die planen nicht, zu einzelnen Verwaltungen hinzufahren und dort Sachen auf dem Server zu installieren. Aber in der Verwaltung ist das oft noch Realität: Sachen werden auf einzelnen Rechnern installiert, man wird in ein geschlossenes Netz eingebunden, ohne Sicherheitsabstufung zwischen öffentlichen und sensiblen Anwendungen. Auch da braucht es IT-Dienstleister, die moderner sind und besser arbeiten.

Alles, was wir beim CityLab produzieren, stellen wir öffentlich zur Verfügung – Quellcodes, Methoden, alles. Wir versuchen, das vorzuleben.

Vernetzung gegen Silos

Wir versuchen, Leute zu vernetzen, weil wir immer wieder feststellen: Viele arbeiten an den gleichen Themen, ohne es zu wissen. Ein Datentool aus der Arbeitsverwaltung könnte auch in der Finanzverwaltung nützlich sein – aber die führen ihre Tools unabhängig voneinander ein.

Falls ihr denkt: Macht doch einfach eine Slack-Gruppe – dann habt ihr noch nicht in der Verwaltung gearbeitet. Das ist teilweise aus guten Gründen noch nicht möglich. Der Bundes-Messenger wird langsam ausgerollt, aber das dauert alles noch. Wir bringen die Leute in verschiedenen Formaten zusammen und versuchen, über Verwaltungsgrenzen hinaus ins Gespräch zu kommen. Aber wir sind im CityLab 40 Leute – das hat natürlich Grenzen.

Was wurde aus Gieß den Kiez?

Haben wir Gieß den Kiez verstetigt? Übergeben? Nee. Aber es läuft immer noch. Wir haben in der Berliner Verwaltung nach Kontaktpunkten gesucht: Wollt ihr diese App übernehmen, die 2.000 bis 3.000 Leute im Monat nutzen? Es gab sogar Interesse, aber die Leute waren dazu nicht in der Lage. Man kann nicht einfach ein Tool übernehmen, um das man sich dann auch noch kümmern muss.

Also betreiben wir es selbst. Die Technologiestiftung stellt die Infrastruktur. Das ist unsere Form der Verstetigung – aber nicht nachhaltig. Wir könnten nicht zehn weitere Prototypen parallel betreiben. Da muss es andere Wege geben.

Vom Land der Prototypen zum Land der UmsetzerInnen

Ich will mich nicht gegen Prototypen aussprechen. Wir sollten stolz sein, ein Land der Prototypen zu sein. 820 Millionen Euro für Modellprojekte Smart City, 73 Kommunen, zehn Jahre – das hat viel bewegt. Aber die Förderung droht auszulaufen. Und dann stellt sich die Frage: Was passiert mit den Produkten, die da entstanden sind?

Wir brauchen Standards, die von oben durchgesetzt werden. Das kann man nicht mit 16 verschiedenen Stimmen im Raum festlegen – das muss irgendwann zentralisiert gemacht werden. In Berlin hat die Chief Digital Officer mehrfach betont, sie wäre bereit, Kompetenzen an die Bundesebene abzugeben. Das wäre der größte Push.

Und wir brauchen zentrale Anbieter und eine Verwaltungs-Cloud, die auch für Akteure offen ist, die mit der Verwaltung zusammenarbeiten, aber nicht selbst Verwaltung sind. Wir dürften als Technologiestiftung Berlin aktuell nicht auf die deutsche Verwaltungs-Cloud – obwohl wir gefördert von der Verwaltung eng mit ihr zusammenarbeiten. Aber wer in der Verwaltung entwickelt denn sein eigenes Tool? Das geht immer mit Anbietenden, und das muss man dafür öffnen.

Deutschland muss ein Land der UmsetzerInnen werden. Wir müssen Sachen wirklich in die Breite tragen können.